Você provavelmente já sabe que o inglês é muito importante para o mundo corporativo – isso é fato. Além dos benefícios de se comunicar fluentemente em duas línguas, ele pode ser muito usado no mundo dos negócios, favorecendo contratos e negociações. O e-mail formal em inglês é uma das ferramentas mais usadas nesse processo, mas muitas pessoas (algumas delas até fluentes em inglês) não sabem como usá-lo da forma correta. Se você está perdido nessa situação e quer saber como escrever um e-mail formal, acompanhe este post!
Primeiro, entenda a importância do e-mail formal em inglês
O e-mail ainda é uma das ferramentas mais utilizadas no meio corporativo. Você está em contato com os colegas de trabalho, líderes e pessoas com que negocia o tempo todo por meio dele. Quando precisa fazer a mesma coisa em outra língua, é importante preservar um perfil mais formal, principalmente quando for falar com pessoas de posições hierárquicas superiores.
Comece com informações iniciais
Como diz aquele ditado, é importante “começar pelo começo”. Então, inicie com muita atenção e coloque o assunto do e-mail (subject) em inglês. Não faz sentido nenhum escrever o título em português nesse tipo de situação, mas algumas pessoas simplesmente se esquecem desse detalhe.
Depois disso, cumprimente a outra pessoa com a linguagem ideal em inglês. Para ser mais formal, você pode inserir o “Dear” na frente do nome, que é mais ou menos semelhante ao nosso “Caro”. Além disso, é importante acrescentar o “Mr./Ms.” e o nome da pessoa, que é mais ou menos como se você estivesse dizendo “Caro senhor”.
Caso você não saiba quem vai receber o e-mail, como quando encaminha o e-mail para uma vaga com o currículo, você pode usar uma saudação mais genérica – mas é importante que ela ainda seja formal. Uma boa pedida é usar “To whom it may concern”, pois assim você direciona o e-mail “para quem ele possa interessar”.
Faça o tratamento pelo sobrenome
Diferente do português, no inglês, as pessoas se tratam pelo sobrenome quando estão em uma situação mais formal. O primeiro nome é usado apenas com pessoas do seu convívio ou com que você já tenha certa intimidade. Portanto, se a pessoa ainda não te conhece ou vocês ainda não têm vínculo, trate-a pelo sobrenome.
Invista em uma breve apresentação
Se você nunca endereçou outro e-mail para essa pessoa, é muito interessante fazer uma breve apresentação. Não precisa ser nada elaborado, mas algo como uma explicação de por que você está enviando aquela mensagem e como chegou até o destinatário.
Assim, a pessoa consegue se situar melhor. Para isso, você pode usar expressões como “I am writing because” (Escrevo porque), “As agreed, please find attached my report” (Como foi combinado, meu relatório segue anexo) ou uma outra forma que você preferir.
Desenvolva e guie para um encerramento
Depois que você desenvolveu seu assunto e o explicou, é hora de concluir, certo? Nesse momento, mostre-se aberto para oferecer mais esclarecimentos. Você pode usar expressões como: “If you have any questions, please do not hesitate to contact me” (Se tiver algum questionamento, por favor, não hesite em entrar em contato) ou “Please let me know if you need any extra information” (Por favor, me avise se precisar de alguma informação adicional).
Em seguida, agradeça e despeça-se. Em um inglês formal, as pessoas normalmente usam “Best regards” ou “Sincerely”, que seria algo como o nosso “Atenciosamente”.
Tenha cuidado com a ortografia e a concordância
A ortografia e a concordância merecem um destaque especial nesse tipo de situação. Como o inglês não é a sua primeira língua, pode ser que você escorregue em alguns pontos, então é bom tomar cuidado. Evite qualquer tipo de abreviação de palavras, como “I’m”, “you’re” etc. Lembre-se de que esse é um e-mail formal em inglês e merece uma atenção especial.
Além disso, a concordância é outro ponto importantíssimo. Na linguagem informal, acabamos não nos atentando a esses detalhes, mas eles podem pegar muito mal nesse tipo de situação.
Adotando esses cuidados, você certamente vai escrever incrivelmente bem em inglês. Caso você ainda tenha alguma dúvida sobre como escrever um e-mail formal em inglês, comente no espaço abaixo. Estamos aqui para ajudar você e tornar essa tarefa o mais simples possível!
